Sztuka komunikacji to bardzo ważna umiejętność. W pracy za granicą to szczególnie pożądana cecha.
Czym jest sama komunikacja? Pojęcie to pochodzi od łacińskiego słowa communicatio i oznacza łączność, wymianę, rozmowę. W relacji między ludźmi komunikacja oznacza przekaz pewnej informacji i zdolność do odbioru i rozumienia tego przekazu. Komunikacja ma niejako trzy etapy. Najpierw w umyśle nadawcy pojawia sięmyśl. Następnie, aby została ona przekazana innemu rozmówcy, musi zostać zakodowana, musi więc otrzymać pewne brzmienie. Na końcu musi zostać odkodowana przez odbiorcę – czyli zrozumiana.
W procesie komunikacji mogą się pojawić zakłócenia, które sprawiają, że komunikat staje się niezrozumiały.
Dwa rodzaje komunikacji
Patrząc na komunikację jako na przekaz pewnych informacji, nie sposób nie wyróżnić dwóch jej rodzajów. Pierwszy to komunikacja werbalna. Składają się na nią nie tylko słowa, ale także akcent, płynność wymowy i treść zawarta w wypowiedzi. Pamiętaj o tym, że jeżeli chcesz przekazać informacje w sposób zrozumiały, musisz dobierać odpowiednie słowa, nie zapominając jednocześnie o tym, by mówić w sposób wyraźny, z odpowiednim akcentem. Jeżeli np. mówisz zbyt szybko, chcąc przekazać maksymalnie dużo informacji, narażasz się na niebezpieczeństwo bycia niezrozumianym. Podobnie jest z właściwym doborem słów. Unikaj słów, które mogą zostać niewłaściwie zinterpretowane, i staraj się w sposób precyzyjny przekazywać swoje informacje. Nie mów skrótami, takimi jak np. „mój szef”. Ty wiesz kim jest twój szef rozmówca – niekoniecznie, może miałeś kilku szefów w pracy? Drugi rodzaj komunikacji to komunikacja niewerbalna, popularnie zwana „językiem ciała”. Tutaj z kolei ważnymi elementami tej formy przekazu są dystans, jaki rozmówcy między sobą, mimika twarzy i kontakt wzrokowy, a nawet ubiór. Może wyda ci się to dziwne, ale około 70% komunikatu, jaki wysyłamy, to komunikat niewerbalny. Prosty przykład – wyobraź sobie, że ktoś opowiada Ci o tym, jaką niebezpieczną sytuację przeżył jadąc samochodem – i przy tym szczerze się uśmiecha. Choćby opowiadał bardzo przekonująco, nie uwierzysz mu. Kiedy rozmawiasz z drugą osobą, obserwuj jej zachowanie, jednak nie staraj się na podstawie jednego czy dwóch gestów wyciągać wniosków. Gest jest odpowiednikiem słowa, które – jeżeli zostanie wyrwane z kontekstu – może mieć bardzo różne znaczenie. Gesty traktowane jako całość potwierdzą prawdę, jaka kryje się w słowach wypowiadanych przez rozmówcę.
Błędy w komunikacji
Okazuje się, że odbiorca nie zawsze odczytuje przekazany komunikat w takim znaczeniu, w jakim nadał go nadawca. Mamy wówczas do czynienia z zakłóceniami w procesie komunikacji pojawiają się tzw. bariery komunikacyjne. Te bariery mogą mieć charakter psychologiczny np. ukrywanie prawdziwej intencji, bądź fizyczny np. hałas. Komunikat, jaki został odebrany, jest treściowo różny od tego, który został wysłany. Jakie są przyczyny takiej sytuacji?
Po pierwsze, nadawca mógł wyrazić swoje myśli w sposób niejasny lub niezrozumiały dla odbiorcy, w wyniku czego ich wzajemne porozumienie staje się skomplikowane lub wręcz niemożliwe. Takie działanie sprawia, że osoby nie tylko nie mogą się ze sobą porozumieć, ale przez to nie mogą osiągać celów i założeń, jakie sobie stawiają. W tym momencie widać, jak ważną sprawą staje się poprawna komunikacja. W pracy sekretarki nawet najmniejsze niezrozumienie wypowiedzi drugiej strony może mieć poważne konsekwencje. Komunikacja miedzy dwoma osobami przebiega prawidłowo, kiedy odbiorca odbiera to, co przekazał mu nadawca, czyli gdy komunikat odebrany przez odbiorcę będzie miał takie samo znaczenie, jak komunikat wysłany przez nadawcę.
Musicie pamiętać, że na drodze przekazywania komunikatu mogą pojawić się różnego rodzaju zakłócenia. Mogą one mieć miejsce – zarówno po stronie nadawcy, jak i odbiorcy. Przykładów może być wiele np. jedna z osób mówi w języku angielskim, a druga niezbyt dobrze rozumie ten język. W wyniku czego powstają zakłócenia. Jest jednak na to pewien sposób, który pozwala wyeliminować niebezpieczeństwo niezrozumienia. Psychologowie określają to mianem sprzężenia zwrotnego. Oznacza to w praktyce, że osoba, która wysyła komunikat upewnia się, że został on właściwie odebrany. Można to osiągnąć poprzez proste zwroty typu: „Czy rozumie pan o co mi chodzi…”, „Czy wszystko jest jasne…”, „Czy mam jeszcze coś wyjaśnić…”
Chcąc uniknąć błędów w komunikacji po pierwsze naucz się słuchać. Nie udzielisz prawidłowej odpowiedzi na zadane pytanie, ani nie przeprowadzisz właściwie rozmowy, kiedy nie wsłuchasz się w to, co mówi rozmówca. Jeżeli zrozumiesz go niewłaściwie, możesz popełnić poważną gafę. Po drugie zadbaj o tzw. kanał komunikacyjny – to znaczy postaraj się, aby informacje, jakie przekazujesz nie były zakłócane przez czynniki zewnętrzne. Prosty przykład, kiedy rozmawiasz przez telefon i masz otwarte okno zza którego dobiegają odgłosy z ulicy, zamknij je, bo inaczej nie będziesz wyraźnie słyszeć swojego rozmówcy. Często zdarza się, że ludzie słyszą to, co chcą słyszeć zamiast wsłuchać się w to, co mówi druga osoba. Jeżeli nie jesteś czegoś do końca pewny – zapytaj o to. Unikaj własnych interpretacji tego, co usłyszałeś. Kiedy rozmawiasz z kimś bezpośrednio staraj się mu patrzeć w oczy – niech twój wzrok nie biega po biurze. To świadczy o braku szacunku dla rozmówcy i sygnalizuje, że czujesz lek przed tą osobą. Bardzo ważną sprawą jest mówienie w pierwszej osobie – ja uważam, ja myślę, ja podjęłam taką decyzję. To rodzi odpowiedzialność, ale daje też wewnętrzne poczucie siły.
Tylko rozmowa z nami da Ci szansę na pracę w APN. Nie bój się nas! Chciej słuchać i pytaj odważnie. Nie boimy się trudnych pytań i udzielamy szczerych odpowiedzi.